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不採用者の応募書類について

2019/04/01 カテゴリー:コラム 
by himawari-staff 

おはようございます。

今日から新年度という会社も多いと思います。

うちの事務所のお客様からも新入社員の方々の手続き依頼を頂戴しております。

さて、そんな新年度からなんですが、新規採用の裏には残念ながら不採用となった方々も数多くいらっしゃると思います。

会社としてそんな不採用とした方々の書類はどのように扱うべきなのかについてちょっと書いてみたいと思います。

求人を行い面接等行った際の履歴書等の書類については、個人情報取扱事業者としての使用者がその利用目的について明示しておかなければなりません。

今回の場合は、採用募集への応募書類となりますので、通常は採用選考のみが利用目的となりますので原則としてそれ以外の目的に利用することは出来ません。

稀に、応募された書類を預かる際にあえて採用選考以外の目的を明示しているようであればこの限りではないかと思いますが、中々そのようなことはないかと思いますので、会社としては注意が必要です。

ハローワークの求人を見ても、不採用時の書類の取り扱いは、「本人に返送」か「責任者が破棄」の二種類となっていますので、会社で所持し続けるようなことはないように気を付けていかなければなりません。

ちなみに弊事務所での選考に使用した書類の取り扱いですが、残念ながらお断りさせて頂く際には一式郵送にて返却させて頂いております。

返すのも、破棄することもしないまま担当者の机の中に眠っているような事態だけは避けた方がいいですね。

採用に関する事項や採用時の契約書、誓約書等のご相談なども受け付けておりますので気軽にお問い合わせください。

 

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